1.确定会议的目的和主题，以及期望达到的成果。

2.确定会议时间、地点和参与者。

3.准备会议材料，包括供应商信息、采购情况分析、年度采购目标、合作伙伴关系评价等。

4.准备好会场布署，包括物料需要准备的内容（如电子版PPT或其他形式的文件）以及必要的实体物料（如表格、小册子等）。

5.制作并核对详尽的日程表和注意事项列表。

6.准备好必要的工具和装备（如录音机或影像录制机材、耳机/扩音器/微波发射装置/显示屏幕/连接电话/免打扰装备/电力供应装备/通风气流装备/数字化集成教室装备 等) 。

7.准备好在会上使用的各个学习工具(如团体学习工具, 在线测试, 角色扮演, 对话) 。

8.制作吸引人眼球的PPT或者其他形式材料(例如海报, 通告单, 摘要, 解释性斑图) ，使之能吸引供应商注意力而不是千遍一律地看PPT上一大版话语。